Horeca ABC rubrikas tēma – kā noorganizēt pasākumu.

Piedāvājam konspektīvu plānu, kas nepieciešams, lai noorganizētu pasākumu. 

1. Jānoskaidro, kāds ir pasākuma mērķis. Iemesli rīkot pasākumu var būt dažādi: atzīmēt īpašu datumu, apbalvot darbiniekus, pateikties klientiem vai popularizēt savu zīmolu; atkarībā no mērķa kļūs skaidrs, vai pasākums ir slēgts vai publisks un tas noteiks arī izmaksas. 

2. Atkarībā no pasākuma rakstura jāplāno dalībnieku skaits un skaita iespējamā amplitūda. Šī ir tā fāze, kad plānā ienāk budžeta apsvērumi. Ja iespējas saskan ar potenciālajām izmaksām, kas iezīmējas līdz ar pasākuma ideju un dalībnieku skaita noteikšanu, tad tiek pieņemts lēmums par plāna realizāciju.

3. Vieta un datums ir pirmie praktiskie soļi pasākuma organizēšanā. Vietu noteiks atbilstība pasākuma formātam, telpas izmērs, loģistika, vietas pieejamība un izdevīgums. Ja pasākums ir paredzēts publisks, tad datuma izvēli ietekmēs citi tajā laikā notiekošie pasākumi. Ja tas ir slēgts, tad datuma izvēli var ietekmēs visdažādākie faktori vai tikai viens, ja tas atzīmē kādu īpašu notikumu. 

4. Pasākuma saturu veido veiksmīgi apvienojot divus komponentus – daļu, kas izpilda konkrēto mērķi, un daļu, kas izklaidē viesus. Jebkurā pasākumā ir svarīgi ņemt vērā cilvēcisko faktoru, kas nosaka personas spēju noturēt koncentrētu uzmanību un vajadzību pēc atslodzes brīžiem. Lielākoties cilvēki apmeklē pasākumus, lai satiktu cits citu un labi pavadītu laiku, tāpēc veiksmīga pasākuma atslēga ir apvienot to ar kvalitatīvu saturu.

5. Galvenajiem jautājumiem atrisinoties, nāk kārta ne mazāk svarīgajām detaļām, tas ir, pasākuma plāns, mediju un komunikācijas plāns, ielūgumi, dalībnieka ID kartes, prezentācijas materiāli, vēlamie piegādātāji, lietu izvietojums telpā, telpas noformējums, dizaina elementi.  

6. Ēdināšana, ja ietilpst plānā, visbiežāk ir viens no lielākajiem izmaksu veidotājiem, tāpēc ieteicams ēdinātāju izvēlēties laicīgi un pārliecināties par labu kvalitātes-cenas attiecību.  

7. Mūzika un tehniskais aprīkojums, gaismas iekārtas ir sadaļa, kas tāpat kā ēdināšana, visbiežāk tiek uzticēta uzņēmumam, kas ar to nodarbojas profesionāli. 

• Apskaņošanas pakalpojumi 

Nelielākiem pasākumiem kur uzsvars nav uz dejām un mūzika vairāk paredzēta fonam skaņas un gaismu tehniku var iznomāt ar vai bez transporta pakalpojuma un uzstādīšanas.

Jums varētu noderēt:

• Mikrofonu noma 

• Tumbu (skandu) noma 

8. Muzikālajam noformējumam var izvēlēties DJ pakalpojumu, kas pieejams kopā ar tehnikas nomu vai ietaupīt un atskaņot mūziku no datora uzticot šo darbiņu kādam entuziastam. Iespējams laba doma ir pieaicināt kādu mūziķi ar dzīvo uzstāšanos, bet šajā gadījumā jāņem vērā, ka mūziķiem parasti ir savas tehniskās prasības un jāpārliecinās par tehnikas atbilstību tām. 

Parasti apskaņošanas uzņēmuma pārstāvis sazinās ar mūziķiem un nokārto visas tehniskās nianses, lai priekšnesums izdotos nevainojams.

Būtiska atmosfēras sastāvdaļa ir apgaismojums. Ja tiek plānots vakara pasākums ar ēdieniem, dzērieniem un dejām – ieteicams neizmantot standarta telpas apgaismojumu, bet dekoratīvi ietonēt sienas ar LED apgaismojumu kādā krāsa un izcelt priekšnesumu vietu attiecībā pret pārējo telpu.

Jums varētu noderēt: 

• Gaismu tehnikas noma 

9. Pasākumu vadītājs jeb moderators var nākt no uzņēmuma iekšienes vai būt nozares profesionālis. Ja moderatora primārā nodarbošanās ir pasākumu vadīšana, jāņem vērā, ka viņa laiks var būt rezervēts pusgadu vai pat gadu uz priekšu. 

10. Plānošanas procesā notiek arī aktīva pienākumu deleģēšana. Pasākuma organizēšanas norisi pārskata viena persona, kamēr katras sadaļas izpildi veic uzņēmuma darbinieki vai ārpakalpojumu uzņēmumi. Vissvarīgākais šajā struktūrā ir pienākumu definēšana un atbildības sadalīšana, kā arī konkrēts komunikācijas plāns starp iesaistītajiem, kas ir, piemēram, tikšanās katru nedēļu vai mēnesi, ikdienas komunikācijas kanāli, atskaišu formāti.    

Horeca.lv